Was sonst noch wichtig ist – Nicht ganz offensichtliche Rahmenbedingungen für die digitale Zusammenarbeit!

 

In den letzten Monaten erschienen an vielen Stellen Erfahrungsberichte und Good Practices zur digitalen Zusammenarbeit. Neben der Tatsache, dass sich diese aufgrund der Corona-Pandemie vor allem auf das Homeoffice bezogen, blieben viele Beiträge auch oft an der Oberfläche. Häufig drehte es sich um Aspekte, wie die technische Ausstattung oder Produktivitätsmethoden. Das ist alles richtig und wichtig, aber auch – alles sehr offensichtlich! Durch die veränderten Arbeitsbedingungen der letzten Wochen sind die meisten schon geübt im Thema digitaler Zusammenarbeit. Und doch ruckelt‘s hier und da und auch wenn die wenigsten wieder zur reinen Bürokultur zurückkehren möchten, sehnen sich doch viele wieder nach mehr Präsenz. Warum ist das so?

Um diese Frage zu beantworten, lohnt sich ein Blick unter die Oberfläche. Oft sind es nicht die allgemeinen Rahmenbedingungen, die Einfluss auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit haben. Die eigentlichen Treiber liegen tiefer und sind weitaus individueller. Aspekte, die in Präsenz wichtig sind, werden durch die digitale Zusammenarbeit verstärkt und sind während Corona nochmals deutlicher hervorgetreten. Im Rahmen unserer Forschungsarbeiten im Projekt Digitale Teams, sind wir diesen Aspekten und individuellen Unterschieden schon länger auf der Spur.

Durch die Möglichkeit den Arbeitsalltag flexibler zu gestalten fällt es vielen leichter, das private Leben mit dem Arbeitsleben zu vereinbaren. Gleichzeitig kann die ständige Präsenz der Arbeit zu einer Überforderung führen. Viele Mitarbeiter*innen wünschen sich daher auch eine stärkere Trennung zwischen Berufs- und Privatleben. In welcher Ausprägung und Ausgestaltung digitale Zusammenarbeit stattfindet, hängt von den individuellen Lebensumständen ab. Aber auch die Art der Aufgabe beeinflusst, wie, wann und wo ein Teammitglied arbeiten möchte. Planerische oder kreative Aufgaben, fallen vielen in einem ruhigen Umfeld, außerhalb des Büros, leichter. Um diese Individualität innerhalb eines Teams und sogar einer ganzen Organisation gewährleisten zu können, erfordert es deutliche und transparente Rahmen und Strukturen.

Die wertvollen Zufallsbegegnungen der Präsenzarbeit, z. B. in der Kaffeeküche oder auf dem Flur fallen im digitalen Raum zunächst weg. Doch diese ungeplanten Treffen und der kurze Schnack mit den Kolleg*innen ermöglicht es, sich als Team auf einer persönlichen Ebene kennenzulernen und sich als Gemeinschaft zu erleben. Auch wenn es in der digitalen Teamarbeit keine zufälligen Begegnungen gibt, können ähnliche zentrale Treffpunkte auch im virtuellen Raum geschaffen, bewusst bespielt und aktiviert werden. Spontanität und Zufälligkeit können zu einem gewissen Grad durch gemeinsame virtuelle Pausen, spontane Anrufe und der bewussten Schaffung von Raum für nicht arbeitsbezogene Inhalte entstehen. Vor allem durch letzteres kommt man mit Kolleg*innen in Kontakt, mit denen man nicht am selben Projekt oder derselben Abteilung arbeitet. Mit diesen Ansätzen findet sich auch hier die Gelegenheit sichtbar zu sein und das gegenseitige Vertrauen im Team weiter aufzubauen.

In einem Team, dessen Zusammenarbeit zu einem großen Teil digital stattfindet, spielt das gegenseitige Vertrauen eine wichtige Rolle. Der schnelle Wechsel von größtenteils Präsenz zu virtuell, bedingt durch die Corona-Pandemie, nahmen auch viele Führungskräfte als plötzlichen Kontrollverlust wahr. Der Arbeitsfortschritt sowie der Beitrag der Teammitglieder, sollten auch ohne Präsenz, leicht nachvollziehbar und gut sichtbar sein. Durch Transparenz und Teilhabe können außerdem individuelle Stärken leichter erkannt und Kompetenzen passend entwickelt werden. Einige Führungskräfte standen selbst vor der Herausforderung, die eigenen digitalen Kompetenzen aufzubauen und gleichzeitig die Mitarbeiter*innen beim Entwickeln eben dieser Kompetenzen zu unterstützen. Sich mit der Tatsache anzufreunden, selbst gerade lernend unterwegs zu sein, erfordert viel Mut.

Im Rahmen unseres Projektes Digitale Teams, setzen wir derzeit verschiedene Lösungsansätze um. Dabei geht es neben den flexiblen Einsatz von Smart Services, wie bspw. einer virtuellen Assistenz, integrierten Stimmungsbarometern und individualisierbaren Dashboards, vor allem auch um passende Prinzipien und Methoden für die Zusammenarbeit in digitalen Teams.

  • Klare Regeln in der Kommunikation und Zusammenarbeit helfen dabei, Missverständnissen vorzubeugen und einer Informationsflut zu entgehen, ohne wichtige Informationen zu verpassen. Diese können z.B. in Form eines Playbooks oder Manifests festgehalten werden.
  • Klarheit in den Aufgaben und Verantwortlichkeiten, gibt Orientierung und Sicherheit und sorgt für den notwendigen Fokus. Übersichtlichkeit kann bspw. durch ein individualisierbares Dashboard geschaffen werden, das Termine und anstehende Aufgaben für den Tag anzeigt und plant.
  • Arbeitsfortschritt für alle sichtbar machen, um dem Gefühl des Kontrollverlustes entgegenzuwirken und gleichzeitig ein Gefühl der Wirksamkeit und des Beitrag Leistens zu erzeugen.
  • Zeitfenster für fokussiertes Arbeiten einplanen, sichtbar für das ganze Team, z.B. in einem gemeinsam Teamkalender.
    Verfügbarkeiten im Team klar kommunizieren, um eine bessere Abgrenzung zwischen Arbeit und Privatleben zu schaffen, sowie einer ständigen Erreichbarkeit und Terminflut entgegenzuwirken.
  • Regelmäßige Feedbackrunden und Retrospektiven, um regelmäßig Probleme zu thematisieren, so schlummernde Potenziale zu wecken und Wertschätzung für die jeweilige Teamleistung zu zeigen, auch wenn die Dinge mal nicht so gut laufen.
  • Lernen auch virtuell ermöglichen bspw. durch Lernvideos oder (Online)-Austauschformaten, um gemeinsam Kompetenzen in der digitalen Zusammenarbeit weiter zu entwickeln.
  • (Informellen) Austausch ermöglichen und aktiv einplanen, um Zufallsbegegnungen auch im virtuellen Raum zu ermöglichen und den offenen und kritischen Austausch zu fördern sowohl in Führungsrunden als auch zwischen Teams und Führungskräften
  • Aktiv nach Bedürfnissen und Wünschen fragen, manchmal kann Einfaches so wirksam sein – Das Team fragen, was es wirklich braucht!
  • Regelmäßige Präsenztermine einplanen z.B. gemeinsame Teamevents, denn ein echtes Teamgefühl kann sich nur bilden, wenn man sich ab und zu auch mal ohne Bildschirm sieht und gemeinsame Erlebnisse teilt. So wird auch eine bewusste Gelegenheit geschaffen, um Konflikte oder schwierige Themen persönlich zu besprechen.

Fazit

Wie so oft braucht es also mehr als nur die „Hard Facts“, um erfolgreich und langfristig gesund im digitalen Raum zusammenarbeiten zu können. Und sicherlich gibt es noch einiges mehr, dass unter der Oberfläche schlummert. Hierbei ist es wichtig, möglichst viele Perspektiven und Stimmen zu Wort kommen zu lassen. Denn was der einen hilft, kann für den nächsten eine große Herausforderung darstellen. Darum möchten wir mit Euch in den Austausch gehen. Teil unserer derzeitigen Kampagne ist unser monatliches Meetup. Im August möchten wir Führungskräfte und Mitarbeiter zum Dialog einladen und beleuchten, was Mitarbeiter und Führungskräfte wirklich brauchen, um virtuell gut arbeiten zu können. Wir möchten eine perspektivenreiche Diskussion anregen, ganz ohne rosarote oder schwarze Brille, dafür mit Euren und unseren Geschichten.

Seid Ihr dabei? Wir freuen uns auf einen Austausch beim Meetup zu „Real Talk zu digitaler Zusammenarbeit“ am 25.08.2020 von 19 – 20:30 Uhr.

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