Wenn aus analog digital wird – Präsenzformate in der virtuellen Welt! 

Verschiedene Erfahrungen, Ansprüche und Erwartungen. Was wir erlebt und konzipiert haben: von Hands-on zu detailliert ausgearbeitet. Drei Menschen und unsere Erlebnisse aus der virtuellen Veranstaltungswelt.

Autorinnen: Anne-Katrin Hapke, Kathleen Späth, Maja Kuko, Julia Böhm

Check In – Ins Thema kommen

Meetings, Konferenzen, Konzerte und selbst Theaterbesuche sind in den letzten Monaten von analogen Veranstaltungen zu virtuellen oder hybriden Ereignissen geworden. Neue Formate, innovative Ansätze sowie neue Erlebniswelten aber auch Grenzen, großer Aufwand und technische Umsetzbarkeit. Uns ist in den letzten Monaten alles davon begegnet. Auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, mutigen Umsetzungen und ehrlichen Erfahrungen machen wir hier einen Anfang und erzählen offen von Erfolgen und Misserfolgen.

Mini-Stories zu virtuell und hybrid-durchgeführten Events:

Erfahrungsbericht Online PFAFF HACK 2020 – Drei Tage Online-Hackathon für Klimaschutz (Fraunhofer IESE) 

Der dritte PFAFF HACK blieb 2020 nicht von Veränderungen verschont. Wie viele andere Events wichen auch wir mit unserem Hackathon zum Thema Klimaschutz auf ein online Format aus. Eine Frage, die wir uns stellen mussten, war, was macht man, wenn man einen Hackathon auf einmal online durchführen muss? Ganz klar, wir entwickelten ein neues Format. Wir verteilten den Hackathon nun über drei Tage statt des sonst so harten 24 Stunden in die Tasten hauen. Unsere Teilnehmer*innen blieben zu Hause und bildeten verteilte Teams. Vor dem eigentlichen Event informierten wir unsere Teilnehmer*innen ausführlich mit Briefings, die im Videoformat vom heimischen Arbeitsplatz aus produziert wurden.

Wir setzen auch während der Veranstaltung dauerhaft auf Livestreaming über Youtube. Dafür hatten wir ein Sendestudio bei uns am IESE eingerichtet, aus dem ein sehr kleines Team die Technik bediente und den Stream moderierte. Eine zweite Studio-Cam zeigte jederzeit den Raum und die Betreuer*innen. So war den Teams jederzeit bewusst, dass sie nicht alleine sind. Über den Live-Stream sorgten wir im Stundentakt mit spannenden Beiträgen, Talks, Interviews und technischen Deep Dives für Abwechslung. Auch für die Essenspausen hatten wir im Vorfeld kleine Koch-Tutorials mit einfachen Rezepten für die Teilnehmer*innen vorproduziert. Über den Live-Stream gab es auch immer wieder Aktivitäten zum Mitmachen, wie ein Pausensport-Programm, um alle Beteiligten in Schwung zu halten.

Trotz der anderen Umstände spricht die hohe Qualität der Ergebnisse eine deutliche Sprache. Das Online-Format war ein voller Erfolg. Im Vergleich zur analogen Veranstaltung kam im Online-Format das Networking leider etwas zu kurz. Profitieren konnten die Teams aber von der freien Zeiteinteilung. Man sollte aber nicht denken, dass das Online-Format weniger Vorbereitung benötigt. Die Dinge, um die man sich kümmern muss, sind lediglich andere. Worauf man im Vorfeld achten sollte, ist ganz klar das Marketing, Vorurteile gegen Online-Events sollte man entkräften. Auch Videos vorzuproduzieren braucht eine gewisse Übung und Professionalität. Es empfiehlt sich Energie in die Technik und auch in Testläufe zu stecken, da beim ersten Mal noch nicht jeder Handgriff sitzt. Wir freuen uns schon jetzt  auf unseren Hackathon 2021.

Zur ganzen Blogserie zum Pfaff Hack

Hybrides AviloX – Teamcamp 2020  

Kurz gefasst:

Ziel der Veranstaltung: Organisationsentwicklung

Dauer der Veranstaltung: 2 Tage

Teilnehmer*innen Remote: 6

Teilnehmer*innen vor Ort: 12

Technische Voraussetzung: Microsoft Teams

Benötigte Rollen: Gesamtmoderator, Community Manager, (offline-) Tandempartner für Remote-Kollegen

Hybrides Teamcamp – was ist das genau? 

Zugegeben, als virtuelles Team sind wir es schon von jeher gewohnt, Termine aller Art auch verteilt umzusetzen. Ein Event war davon jedoch vor Corona immer verschont geblieben: unser monatlich stattfindendes Teamcamp, in dem wir über aktuelle kulturelle Themen sprechen und an unserer Organisation arbeiten. Corona hat aber auch uns zum Umdenken und Handeln gebracht. Wir fragten uns, ob sich das Teamcamp hybrid umsetzen lässt, da nicht alle Teammitglieder vor Ort sein konnten, wir jedoch unsere Organisationsentwicklung vorantreiben wollten und mussten. Zudem kribbelte es uns in den Fingern, ein Format umzusetzen, welches aus unserer Sicht starkes Zukunftspotenzial hat. Schließlich haben wir es gewagt – ein Teil des Teams (zwölf Personen) war live vor Ort in einem wunderschönen Schloss in Weimar und traf sich unter Berücksichtigung der aktuellen Hygieneempfehlungen. Weitere sechs Teammitglieder waren remote unter anderem aus Köln, München und Leipzig digital dabei. Die technische Basis war ein Teams-Call, mit dem die Teilnehmer*innen von zu Hause dabei waren und vor Ort gab es einen Beamer, welcher die Präsenz der Remote- Kolleg*innen im Workshop bestärkte. Vor Ort waren fanden sich zwei Personen, die als Community-Manager*in die virtuell teilnehmenden Kolleg*innen uptodate gehalten haben. Bei Diskussionen nutzten diese die Möglichkeit, sich per Hand-Hebe-Funktion zu Wort zu melden.

Wie blicken wir darauf zurück?

Die Offenheit für ein hybrides Format und der Mut, es einfach auszuprobieren, haben uns in diesem Jahr geholfen, die vielfältigen Bedürfnisse aller AviloXer*innen zu entsprechen und gleichzeitig ein wichtiges Thema als Team zu treiben. Bei dem sehr umfangreichen Feedback aller Kolleg*innen wurde deutlich, dass ein solches Format noch stärker als virtuelles Format geplant werden sollte (inkl. Nutzung eines Smartboards oder weiterer digitaler Werkzeuge), um die Remote-Teilnehmer*innen so gut wie möglich einzubinden. Darüber hinaus haben wir festgestellt, dass eine hochwertige technische Ausstattung inkl. Mikrofonen und Kamera vor Ort helfen würde, alles in Präsenz Gesagte in die virtuelle Welt zu bringen. Ein großer Mehrwert eines Teamevents in Präsenz ist natürlich auch die Vernetzung und das Zusammensein in Pausen und Abendstunden. Hier lohnt es sich, Wege zu ergründen, damit auch Remote-Kolleg*innen dabei sein können.

Neue Arbeitswelt, Entertainment und Vernetzung bei der Future Workplace Night 2020 (AviloX)

Die Future Workplace Night ist seit Jahren das unangefochtene Jahreshighlight im AviloX Universum. Im Zentrum steht das Erleben neuer Arbeitswelten sowie Netzwerken mit unseren Partner*innen und Kund*innen. Zwei Aspekte, die auf den ersten Blick nicht nach einer digitalen Umsetzung rufen. Wie also den bisherigen Charakter der Future Workplace Night in der Social-Distancing-Version in einen virtuellen Raum übertragen? Und ein relevantes Thema unterhaltsam und erlebbar gestalten?

Griffige Metaphern sollten uns dabei helfen. Schon der Titel „Welche Organisation ist ihr Herzblatt in einer unberechenbaren Welt?“, verwies auf das gute alte Fernsehformat, welches wir als virtuelle Metapher für die Veranstaltung nutzten. Wir streamten von der Hauptbühne des Conferencing-Tools live aus unserem Locationstudio. Die interaktiven Sessions für die Teilnehmenden wurden von unseren Korrespondent*innen aus den jeweiligen Regionalstudios moderiert. So war es möglich, mit der virtuellen Umsetzung auch die Verteilung unseres Teams darzustellen. Zudem übertrugen wir die eigentliche Location in das Tool und schufen so virtuelle Treffpunkte, um zu netzwerken. Es gab eine Bar, ein Buffet und eine Art Speeddating. Bei der Bar und dem Buffet handelte es sich um offene Sessions, in denen man sich während der Veranstaltung mit anderen Gästen treffen konnte. Wer Lust hatte, konnte sich außerdem beim Speedating via Zufallsgenerator mit einer anderen Person zusammenbringen lassen. Ergänzend richteten wir einen Technikraum ein, indem die Teilnehmenden bei technischen Problemen Unterstützung finden konnten, sowie eine telefonische Hotline als weiteren Support.

Zur Primetime war es dann soweit. Schauspieler*innen erweckten im Rahmen der 90er Jahre Datingshow Herzblatt die von den Teilnehmenden vorab in Sessions ausgearbeiteten Organisationen zum Leben. Hier machte sich die personalisierte VUCA auf die Suche nach ihrem persönlichen Herzblatt. Die Suche war nicht zuletzt durch die Mithilfe der Teilnehmenden, welche passende Fragen und Empfehlungen zuspielen konnten, mit Erfolg gekrönt. Schließlich flog das glückliche Paar gemeinsam im Herzblatthubschrauber davon. Über die Interaktion im Konferenz-Tool konnten unsere Gäste am Geschehen auf der Bühne teilhaben und es sogar beeinflussen. So wurde das Schauspiel zu einem echten gemeinsamen Erlebnis im digitalen Raum. Die Future Workplace Night 2020 zeigte uns, dass ein gutes Konzept die halbe Miete ist. Wenn sich ein roter Faden so durch die Veranstaltung zieht, verschmelzen Entertainment und Thema. Dazu braucht es dann auch keine ausgeklügelte technische Umsetzung. Ein Conferencing Tool, ergänzt durch eine solide Streaming Technik, reichen oft aus.

Check Out

Bei virtuellen und hybriden Veranstaltungen geht es darum Perspektiven und Chancen zu sehen. Es geht darum die jeweiligen Komfortzonen Büro oder Homeoffice zu verlassen. Es geht vor allem auch darum sich den vielen Möglichkeiten zu öffnen, Experimenten Raum zu geben, Innovation voran zu treiben und zu erkennen was funktioniert und was eben auch nicht gelingt.

Unsere Learnings: 

  • digitaleund hybride Events brauchen genauso viel Pflege und Sorgfalt wie jedes analoge Event
  • Entertainment undInteraktion stehen auch hier an oberster Stelle
  • um Highlights und unvergessene Momente zu schaffenmüssen kreative und innovativ Aspekte vorherrschen
  • im digitalen Raum müssen Menschen unterUmständen stärker begleitet & mitgenommen werden (Paten, Tandems aus Online & Offline bilden)
  • Networkingmuss eingeplant und evtl. angeleitet werden (durch fehlen physischer Präsenz ist Small Talk  Einstieg in Gespräch erschwert)
  • digitale und hybride Events erfordernmehr Anleitung und Vorbereitung (auch der Teilnehmer*innen ) im Vorfeld
  • einstimmiges Konzept ist die halbe Miete (Ankommen, Pausen, Energizer bedenken und Raum schaffen)
  • Interaktionund aktive Mitgestaltung im digitalen Raum sind unabdingbar, nur so kann es zur Beteiligung, Identifizierung und auch einem lernen kommen

Wir sehen uns Online!

Das alles ist nur ein Anfang. Es gibt noch so viel mehr! Also lasst uns reden, diskutieren. Wie steht ihr zum Thema virtuellen Veranstaltungen?

Wir sehen uns am 28.01.2021 um 09 Uhr zum digitalen REAL TALK. Hier geht es zur Anmeldung!